Τα πλεονεκτήματα των Ομάδων Έργου

Η οργάνωση του εργατικού δυναμικού σας σε ομάδες έργου σάς επιτρέπει να δομήσετε την εργασία με τρόπο συγκεκριμένο, μετρήσιμο, εφικτό, ρεαλιστικό και περιορισμένο. Με την ομαδοποίηση των υπαλλήλων σας σε ομάδες έργων, μπορείτε επίσης να αναθέσετε σαφείς ρόλους, ευθύνες και προθεσμίες. Όταν επιλέγετε τόσο έμπειρους και άπειρους εργαζόμενους για την ομάδα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την άτυπη καθοδήγηση και καθοδήγηση που ωφελεί και τις δύο ομάδες. Η διάρθρωση των εργαζομένων σε ομάδες έργων επιτρέπει επίσης στα στελέχη να επικοινωνούν μόνο με τον διαχειριστή του έργου και να απλοποιούν την υποβολή εκθέσεων.

Πλεονασμός

Η οργάνωση των εργαζομένων σε ομάδες έργου σάς επιτρέπει να ορίσετε ορισμένους υπαλλήλους σε συγκεκριμένα σύνολα εργασιών. Σας επιτρέπει επίσης να εκπαιδεύσετε επιλεγμένα άτομα για να εκτελέσετε αυτές τις εργασίες. Με αυτόν τον τρόπο, όταν ένας υπάλληλος δεν μπορεί να ολοκληρώσει το έργο, λόγω ασθενείας, τραυματισμού ή προσωπικής δέσμευσης, μπορείτε να επανατοποθετήσετε την εργασία σε άλλο εργαζόμενο. Όταν οι άνθρωποι εργάζονται ως ομάδα, καταλαβαίνουν τους ρόλους και τις ευθύνες των άλλων μελών της ομάδας. Η εργασία δεν χρειάζεται να σταματήσει όταν κάποιος είναι έξω για την ημέρα.

Δημιουργικότητα

Οι ομάδες έργου αποτελούνται από πολλούς ανθρώπους που εργάζονται για έναν κοινό στόχο. Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων ορίζει ένα έργο ως προσωρινή προσπάθεια. Οι ομάδες έργου συναρμολογούνται για να εργαστούν σε βραχυπρόθεσμες προσπάθειες. Για να γίνει αυτό αποτελεσματικά, πρέπει συνήθως να δημιουργήσουν ιδέες και να βρουν δημιουργικές και καινοτόμες λύσεις σε περίπλοκα προβλήματα. Όταν έχετε πολλαπλά μέλη της ομάδας, μπορούν να συνεργαστούν για να χρησιμοποιήσουν τις κοινές γνώσεις, δεξιότητες και εμπειρία τους.

Σχέσεις

Οι αποτελεσματικές ομάδες περνούν στα στάδια ανάπτυξης. Ο ψυχολόγος Bruce Tuckman ταυτίζεται με αυτά τα στάδια με τη διαμόρφωση, την καταιγισμό, την κανονικοποίηση και την εκτέλεση. Κατά τη διάρκεια αυτών των περιόδων, τα άτομα στην ομάδα αλληλεπιδρούν για τη δημιουργία προϊόντων ή υπηρεσιών. Τα επιτυχημένα μέλη της ομάδας επικοινωνούν αποτελεσματικά για τη δημιουργία θετικών, διαρκών σχέσεων και συμβάλλουν σε μελλοντικά έργα. Οι διαχειριστές έργων διευκολύνουν αυτό το γεγονός διοργανώνοντας εκδηλώσεις ομαδικής δημιουργίας για να προωθήσουν την καλή επικοινωνία και να ενθαρρύνουν την αναγνώριση της αξίας και των συνεισφορών κάθε μέλους της ομάδας.

Δομή

Η οργάνωση των εργαζομένων σε ομάδες έργων σημαίνει συνήθως ότι ο ηγέτης δημιουργεί ένα επίσημο σχέδιο έργου και καθιερώνει ευθύνες και λογοδοσία για την επίτευξη του έργου. Οι ηγέτες του έργου καθορίζουν τα βήματα που απαιτούνται για την εκκίνηση, το σχεδιασμό, την εκτέλεση, την παρακολούθηση και τον έλεγχο και το κλείσιμο ενός έργου. Συγκεντρώνουν επίσης απαιτήσεις, εγγράφουν κινδύνους, διαχειρίζονται την ποιότητα και συντονίζουν αναθέσεις εργασιών. Όταν παρέχετε ένα πλαίσιο, οι προσδοκίες για την ολοκλήρωση της εργασίας γίνονται σαφείς. Λιγότερες παρεξηγήσεις, συγκρούσεις και χαμένες προθεσμίες τείνουν να συμβαίνουν. Όταν οι άνθρωποι δουλεύουν μαζί, έχουν την ευκαιρία να μάθουν ο ένας από τον άλλο, να πάρουν ιδέες για νέες προσεγγίσεις, να αποφεύγουν να εργάζονται πάρα πολλές ώρες, μοιράζοντας το φορτίο, να δέχονται ανατροφοδότηση και συμβουλές από πιο έμπειρο προσωπικό και να πειραματίζονται με νέες ιδέες.