Τα οφέλη του σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης
Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι ένα εφεδρικό σχέδιο, ενεργοποιημένο σε περίπτωση καταστροφής που διαταράσσει την παραγωγή μιας εταιρείας και θέτει σε κίνδυνο τους υπαλλήλους. Ο στόχος του σχεδίου είναι η διασφάλιση των δεδομένων, η ελαχιστοποίηση των αναταραχών και η διατήρηση όσων είναι όσο το δυνατόν πιο ασφαλείς. Μια εταιρεία δεν μπορεί ποτέ να έχει την ευκαιρία να χρησιμοποιήσει ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης, αλλά είναι σημαντικό να έχουμε ένα, να το ενημερώνουμε και να εκπαιδεύουμε τους υπαλλήλους τι πρέπει να κάνουμε αν προκύψει η ανάγκη.
Ελαχιστοποιεί την απώλεια παραγωγής
Όταν μια επιχείρηση αντιμετωπίζει μια διαταραχή, είτε πρόκειται για διακοπή ρεύματος είτε για φυσική καταστροφή, ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση της απώλειας παραγωγής. Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης μπορεί να συνίσταται σε αναδρομολόγηση δεδομένων, γεννήτριες έκτακτης ανάγκης για ηλεκτρική ενέργεια, διαδρομές διαφυγής για τους υπαλλήλους και εποπτικά καθήκοντα για τα μέλη της ομάδας έκτακτης ανάγκης. Τα σχέδια για να τεθεί σε λειτουργία η παραγωγή παρά τις απρόβλεπτες περιστάσεις μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ μιας εταιρείας που επιβιώνει από μια καταστροφή και μιας που διπλώνει. Μπορεί να υπάρχει κόστος που σχετίζεται με την εκπόνηση ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης και τη διατήρησή του, αλλά όταν μετριέται με το κόστος της απώλειας παραγωγής, θα είναι ελάχιστο.
Προλαμβάνει τον πανικό, προωθεί τη δράση
Όταν συμβαίνει μια καταστροφή, οι άνθρωποι πανικοβάλλονται εάν δεν έχουν σαφές σχέδιο δράσης για να ακολουθήσουν. Ένα καλά τεκμηριωμένο σχέδιο έκτακτης ανάγκης επιτρέπει στους υπαλλήλους να μετακινούνται γρήγορα σε κατάσταση αποκατάστασης και όχι να περιμένουν οδηγίες. Όταν όλοι γνωρίζουν πού να πάνε, τι να κάνουν και με ποιον να στραφούν για διδασκαλία, η τάξη μπορεί να διατηρηθεί. Ο απωθητικός πανικός επιτρέπει στους διαχειριστές να εστιάσουν τις προσπάθειές τους στις διαδικασίες ανάκτησης για να ελαχιστοποιήσουν τις απώλειες.
Περιεκτική στο πεδίο εφαρμογής
Ενώ οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές μπορεί να έχουν σκέψεις για το πώς να χειριστούν μια κρίση, δεν είναι πάντα ολοκληρωμένες. Με την ενδυνάμωση ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης, οι υπεύθυνοι είναι αναγκασμένοι να αξιολογήσουν όλες τις πιθανές συνέπειες σε περίπτωση καταστροφής. Η χάραξη ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης είναι μια μεθοδική διαδικασία. Η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των βημάτων Α και Β οδηγεί στην πραγματοποίηση των βημάτων C και D. Στην πραγματικότητα το να καθίσετε για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης σημαίνει να κοιτάξετε τη μεγάλη εικόνα και όχι μια σειρά από αποσυνδεδεμένα βήματα.
Συμβουλές για την επιτυχία
Μην περιμένετε να συμβεί μια καταστροφή προτού σχεδιάσετε και εφαρμόσετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Να είστε προληπτικοί και να θέσετε ένα σχέδιο σε ισχύ, παρόλο που οι πιθανότητες είναι λεπτό ότι θα το χρειαστείτε ποτέ.
Δημιουργήστε μια ομάδα έκτακτης ανάγκης για να ενεργοποιήσετε το σχέδιο όταν χρειάζεται. Ελέγξτε τα μέλη της ομάδας σε τακτική βάση και αναθέστε νέους υπαλλήλους για να αντικαταστήσετε όσους έχουν εγκαταλείψει ή δεν θα ήταν πλέον η καλύτερη επιλογή για να πραγματοποιήσετε το σχέδιο.
Παρέχετε τακτική εκπαίδευση στο σχέδιο έκτακτης ανάγκης για να διατηρήσετε την ομάδα ανανεωμένη. Μην αφήνετε το σχέδιο να παραμείνει γερό, γεγονός που μπορεί να το καταστήσει άχρηστο.
Διατηρήστε εξοπλισμό που αποτελεί μέρος του σχεδίου έκτακτης ανάγκης. Για παράδειγμα, η εφεδρική τροφοδοσία της μπαταρίας θα αποδειχθεί άχρηστη σε περίπτωση καταστροφής εάν η διάρκεια ζωής της μπαταρίας έχει λήξει.