Πώς να αποδεχτείτε τους ελέγχους

Αν και δεν είναι τόσο συνηθισμένες όσο οι ηλεκτρονικές πληρωμές, οι έλεγχοι χαρτιού εξακολουθούν να αποτελούν μέρος των συναλλαγών μικρών επιχειρήσεων. Οι έλεγχοι χαρτιού παρέχουν ένα φυσικό αρχείο μιας πληρωμής που πραγματοποιήθηκε ή παραλήφθηκε και αφήνουν μια σαφή διαδρομή ελέγχου. Οι έλεγχοι επιτρέπουν επίσης στους πελάτες που δεν διαθέτουν χρεωστική ή πιστωτική κάρτα να συντηρούν την επιχείρησή σας. Όταν δεχτείτε μια επιταγή, εμπιστεύεστε ότι ο υπεύθυνος δημιουργίας ετικετών έχει τα χρήματα για να καλύψει το ποσό αγοράς.

1.

Εφαρμόστε μια πολιτική αποδοχής ελέγχου για την επιχείρησή σας. Αποφασίστε αν θέλετε να τοποθετήσετε ένα όριο σε δολάρια στο ποσό της επιταγής. Εξετάστε αν θα αποδεχτείτε τις κρατικές επιταγές αν βρίσκεστε κοντά σε άλλο κράτος ή κοντά σε ένα δημοφιλές τουριστικό αξιοθέατο. Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θα ακολουθήσετε έναν συγγραφέα επιταγών εάν η πληρωμή δεν εκκαθαρίσει την τράπεζα. Ελέγξτε αν το κράτος σας έχει κακή επιταγή ή ελέγχει το πρόγραμμα αποκατάστασης.

2.

Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας, ώστε να γνωρίζουν τι πρέπει να ψάξουν κατά την αποδοχή μιας επιταγής. Το όνομα και η διεύθυνση του κατασκευαστή της ετικέτας πρέπει να είναι προεπιλεγμένα στον έλεγχο. Οι έλεγχοι δεν πρέπει να είναι προσωρινοί, οι έλεγχοι εκκίνησης λογαριασμού, αλλά οι αριθμοί αυτοί πρέπει να είναι αριθμημένοι σε φυλλάδιο. Ο έλεγχος θα πρέπει να αναγράφεται στην επιχείρηση και το όνομα της επιχείρησης να γράφεται σωστά. Βεβαιωθείτε ότι το αριθμητικό ποσό ελέγχου και το ποσό που έχετε διαγράψει είναι το ίδιο και αντιστοιχούν στο ποσό αγοράς. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ο προεπιλεγμένος αριθμός δρομολόγησης τραπεζών και ο αριθμός λογαριασμού στην κάτω αριστερή πλευρά του ελέγχου. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι ο έλεγχος έχει υπογραφεί.

3.

Επιβεβαιώστε την ταυτότητα του συγγραφέα ελέγχου ζητώντας ταυτότητα με φωτογραφία, το οποίο είναι συνήθως άδεια οδήγησης εκδοθείσα από το κράτος. Η φωτογραφία θα πρέπει να μοιάζει με τον συγγραφέα ελέγχου. Το όνομα και η διεύθυνση στον έλεγχο πρέπει να ταιριάζουν με την ταυτότητα. Η υπογραφή στο αναγνωριστικό και στον έλεγχο πρέπει επίσης να ταιριάζει. Μάθετε ποιες πληροφορίες μπορείτε νόμιμα να αποκτήσετε κατά την αποδοχή μιας επιταγής. Για παράδειγμα, οι νόμοι πολλών κρατών επιτρέπουν σε μια επιχείρηση ή ένα άτομο να λάβει και να καταγράψει την κατάσταση, το όνομα και τον αριθμό της άδειας οδήγησης στον έλεγχο κατά τη στιγμή της συναλλαγής.

4.

Εξετάστε την εγγραφή σας σε μια εταιρεία ελέγχου επαλήθευσης όπως η TeleCheck ή η ChexSystems. Αυτές οι εταιρείες διαθέτουν μια τράπεζα δεδομένων που σας ενημερώνει εάν ο συντάκτης επιταγών έχει εξαιρετικές κακές επιταγές, ιστορικό γραφής κακών επιταγών ή εάν ο λογαριασμός είναι κλειστός - προτού αποδεχτείτε την επιταγή τους. Υπάρχουν επίσης προγράμματα ελέγχου εγγύησης όπως η National Processing Company ή το CrossCheck, τα οποία θα σας καταβάλουν το ποσό της επιταγής εάν η τράπεζα επιστρέψει την επιταγή. Η εταιρεία εγγύησης αναλαμβάνει την κακή επιταγή και θα συνεχίσει την πληρωμή του συγγραφέα επιταγών.

Υπόδειξη

• Μπορείτε να καλέσετε την τράπεζα που έχει τραβηχτεί η επιταγή και να επαληθεύσετε ότι τα χρήματα είναι εκεί πριν δεχτείτε την επιταγή.

Προειδοποίηση

• Μην δεχτείτε έλεγχο αν η συσκευή ελέγχου δεν διαθέτει αναγνωριστικό φωτογραφίας.