Πώς να απευθύνετε μια επιχειρηματική επιστολή σε πολλούς ανθρώπους

Οι επιστολές επιχειρήσεων χρησιμεύουν ως επίσημη επικοινωνία μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη. Σε περίπτωση πολλαπλών παραληπτών, ο αποστολέας πρέπει να απευθυνθεί σε όλους τους παραλήπτες, αναφέροντας τον τίτλο και το όνομα του κάθε παραλήπτη. Τα ονόματα πρέπει πάντα να περιλαμβάνονται, αλλά η απουσία τίτλου είναι αποδεκτή εάν δεν είστε σίγουροι για τον τίτλο ενός παραλήπτη. Ένα αποτελεσματικό και αποδεκτό επιχειρηματικό γράμμα απαιτεί τη συμμόρφωση με τη μορφοποίηση. Η απόκλιση από τον κανόνα μπορεί να αναγκάσει τους παραλήπτες να αγνοήσουν τα σχόλια και τα αιτήματα του αποστολέα.

1.

Καθορίστε τον τίτλο του κάθε ατόμου στον οποίο στέλνετε την επιστολή. Βεβαιωθείτε ότι ο τίτλος που βρίσκετε είναι ο υψηλότερος τίτλος του ατόμου. Για παράδειγμα, βεβαιωθείτε ότι "Mr. Smith "δεν είναι επίσης γνωστή ως" Dr. Σιδηρουργός."

2.

Διαμορφώστε το γράμμα έτσι ώστε να εμφανίζεται ως εξής:

Ημερομηνία

Η διευθυνση του αποστολεα

Διεύθυνση παραλήπτη

Περάστε μία γραμμή μετά τη διεύθυνση και την ημερομηνία του αποστολέα. Το Πανεπιστήμιο Purdue δηλώνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση μπλοκ, τροποποιημένη μορφή μπλοκ ή ημι-μπλοκ μορφή. Για τη μορφή μπλοκ, ευθυγραμμίστε όλο το κείμενο προς τα αριστερά. Για τροποποιημένη μορφή μπλοκ, κεντράρετε την ημερομηνία και διατηρήστε τη διεύθυνση του αποστολέα και τη διεύθυνση του παραλήπτη αριστερά αιτιολογημένη. Για μορφή ημι-μπλοκ, ευθυγραμμίστε όλο το κείμενο προς τα αριστερά, κεντράρετε την ημερομηνία και την εσοχή κάθε παραγράφου στο σώμα. Όλες οι μορφές απαιτούν απόσταση μιας γραμμής για κάθε ενότητα.

3.

Περάστε μια γραμμή μετά τη διεύθυνση του παραλήπτη και γράψτε "Αγαπητέ". Μην συμπεριλάβετε την περίοδο.

4.

Προσθέστε τον τίτλο του πρώτου παραλήπτη, ακολουθούμενο από το επώνυμο του παραλήπτη και, στη συνέχεια, προσθέστε τον τίτλο του δεύτερου παραλήπτη, ακολουθούμενο από το επώνυμο του δεύτερου παραλήπτη. Αυτό ισχύει μόνο αν απευθυνθείτε σε δύο άτομα με ξεχωριστούς τίτλους. Αν απευθυνθείτε σε τρία ή περισσότερα άτομα ή σε δύο άτομα με τον ίδιο τίτλο, οι παραλήπτες ομάδας αναλόγως του τίτλου τους. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι απευθυνόταν σε δύο γυναίκες και δύο άνδρες. Γράψτε "Αγαπητέ κα Jackson και Smith και Mses. Jones και Taylor. "Οι παραλήπτες των ομάδων με αλφαβητική σειρά.

5.

Προσθέστε ένα τελεία μετά τον τελευταίο παραλήπτη. Περάστε μια γραμμή και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το σώμα του γράμματος.

Συμβουλές

• Εάν δεν είστε σίγουροι για τον τίτλο του ατόμου, μπορείτε να απευθυνθείτε στο άτομο με το ονοματεπώνυμό του.
• Εάν δεν είστε σίγουροι για το φύλο του ατόμου και ο τίτλος είναι συγκεκριμένος για το φύλο, όπως ο κ. Ή η κυρία, χρησιμοποιήστε το όνομα και το επώνυμο του ατόμου αντί να υποθέσετε το φύλο του ατόμου.