Πώς να απευθυνθείτε σε πολλά άτομα σε μια επιστολή
Με την έλευση της ψηφιακής επικοινωνίας, η επιχειρηματική αλληλογραφία έχει αλλάξει δραματικά. Όπως είναι γρήγορο και εύκολο όσο είναι να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι επαγγελματίες ηγέτες των επιχειρήσεων γνωρίζουν ότι εξακολουθούν να υπάρχουν πρότυπα όταν γράφετε και απευθύνετε μια επιστολή σε πολλούς παραλήπτες. Κατανοήστε τους κανόνες, είτε γράφετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είτε μια τυποποιημένη επιστολή για να λάβετε τις καλύτερες απαντήσεις στους αναγνώστες.
Είδη αλληλογραφίας
Φαίνεται ότι υπάρχουν όλο και περισσότεροι τρόποι για να στείλετε επιχειρηματική επικοινωνία στη σύγχρονη εποχή. Οι γρήγορες σημειώσεις αποστέλλονται συχνά μέσω ιδιωτικών υπηρεσιών άμεσων μηνυμάτων και μέσω μηνυμάτων κειμένου. Ωστόσο, εάν στέλνετε επίσημη αλληλογραφία για λογαριασμό της επιχείρησής σας, η επιστολή ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η πιο επαγγελματική επιλογή. Όλη η αλληλογραφία είναι μέρος του επίσημου επαγγελματικού μητρώου, δηλαδή το μυαλό σας και το περιεχόμενο όταν στέλνετε οτιδήποτε γράφεται. Γίνεται γραπτό αρχείο και ενδεχομένως νομικά δεσμευτικό.
Πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να χρησιμοποιούν αυτόματα πιο επίσημες χαιρετισμούς σε τυποποιημένες επιστολές, όπου λαμβάνουν ανεπίσημη αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανάλογα με το πόσο καλά γνωρίζετε τα μέρη, λέγοντας "Γεια", ή "Hey", μπορεί να είναι πολύ περιστασιακά. Πάντα να δίνετε προσοχή στο ποιος είναι το κοινό και βεβαιωθείτε ότι απευθύνεστε κατάλληλα στο συγκεκριμένο ακροατήριο.
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πιο επιεικής με τις απαιτήσεις διατυπώσεων. Έχετε τα πλαίσια διευθύνσεων που περιλαμβάνουν τους κύριους παραλήπτες, τα αντίγραφα άνθρακα (CC) και τα τυφλά αντίγραφα άνθρακα (BCC). Καταχωρίστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε παραλήπτη στο κατάλληλο πλαίσιο. Οι άνθρωποι που πρέπει να λάβουν και να απαντήσουν στην επιστολή είναι οι κύριοι παραλήπτες. Εάν στέλνετε επίσης ένα αντίγραφο σε έναν διαχειριστή ή σε ένα άλλο μέρος που ονομάζεται στην επιστολή, παίρνουν το γράμμα για ενημερωτικούς σκοπούς και πρέπει να βρίσκονται στο κουτί CC.
Το πλαίσιο BCC είναι για παραλήπτες που δεν χρειάζεται να ονομάζονται, οπότε ο καθένας είναι τυφλός στην απόδειξή του ή σε μια ομάδα που είναι τόσο μεγάλη που δεν θέλετε όλοι να ανταποκρίνονται σε ολόκληρη την ομάδα. Χρησιμεύει ως έλεγχος απορρήτου για τα μεγάλα ηλεκτρονικά μηνύματα ομάδας.
Στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καταχωρίστε το όνομα δύο ή τριών παραληπτών μετά το χαιρετισμό. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Joe, Jane and Tim" ή "Αγαπητέ κ. Johnson, κα Hollis και κ. Baxter." Για εκτεταμένες λίστες, καταχωρίστε το όνομα, την εταιρεία και τον τίτλο πριν από το χαιρετισμό. Για παράδειγμα:
- John Tillis, Πρόεδρος, ACME Inc
- Jane Jones, Διευθύνων Σύμβουλος, Tip Top Εταιρεία Πωλήσεων
- Μπίλι Άλεν, Αντιπρόεδρος, Allow Metal
- Neil Benson, αντιπρόεδρος της εταιρείας Peter Piper Peppers
Θα συνεχίσετε αυτήν τη λίστα, ώστε η ομάδα να δει ποιος είναι στην αλληλογραφία ακόμα και αν οι διευθύνσεις βρίσκονται στο BCC. Ο χαιρετισμός θα ήταν τότε κάτι για την ομάδα όπως "Αγαπητέ ομάδα" ή "Αγαπητοί κύριοι". Παρόλο που είναι ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, προσπαθήστε να απευθυνθείτε σε πολλούς ανθρώπους σε ένα email όσο το δυνατόν πιο επαγγελματικά.
Αντιμετώπιση μιας επιστολής σε δύο άτομα
Οι επιχειρηματικές επιστολές που διέρχονται από κανονικά κανάλια αλληλογραφίας δεν έχουν βολικά πλαίσια διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πριν από το χαιρετισμό, θα δημιουργήσετε ένα μπλοκ για κάθε προορισμένο παραλήπτη. Το μπλοκ σπάει το όνομα, τον τίτλο και τις πληροφορίες της εταιρείας σε μεγάλα κομμάτια όπως θα φαινόταν στον φάκελο. Το μπλοκ κάθε παραλήπτη χωρίζεται από μια γραμμή.
Ένα παράδειγμα ενός μπλοκ παραλήπτη είναι:
- Ronald Jones, Διευθυντής Επιχειρήσεων
- Επιχειρησιακές λύσεις πόρων, Inc.
- 10101 Main Street, σουίτα 200
- Καλύτερη πόλη, MA 00111
Ένα μπλοκ μπορεί να περιλαμβάνει ή να μην περιλαμβάνει τηλέφωνο ή φαξ. Όταν πρόκειται για τον πραγματικό χαιρετισμό, μόλις καταχωρίσετε όλους τους παραλήπτες, χρησιμοποιήστε ένα χαιρετισμό ομάδας, όπως "Αγαπητοί Συμμετέχοντες" ή "Αγαπητοί Συνεργάτες Έργου".
Αντίγραφα άνθρακα και τυφλά αντίγραφα
Για τα τυποποιημένα γράμματα, όσοι λαμβάνουν τις πληροφορίες ως CC ή ως BCC, σημειώνονται αφού ορίσετε την υπογραφή σας στο τέλος της επιστολής. Κάτω από την υπογραφή σας, παρακαλούμε να αναφέρετε τα ονόματα των παραληπτών αντιγράφων άνθρακα, αν υπάρχουν. Εάν υπάρχει ένα τυφλό αντίγραφο του άνθρακα, απλά πρέπει να σημειώσετε ότι κάποιος ανώνυμος παίρνει ένα αντίγραφο. Αυτό γίνεται μετά την απόσυρσή σας και μετά από το CC, σημειώνοντας το BCC.