Πώς να εντοπίσετε την αδυναμία SWOT
Χρειάζεται θάρρος και σθένος για να υποβληθεί σε ανάλυση SWOT - ένα εργαλείο στρατηγικού προγραμματισμού που αντιπροσωπεύει πλεονεκτήματα, αδυναμίες, ευκαιρίες και απειλές. Οι δύο πρώτοι παράγοντες είναι εσωτερικοί. τα τελευταία δύο είναι εξωτερικά. Χωρίς αμφιβολία, η πιο δύσκολη είναι να αποτιμήσουμε τις αδυναμίες, επειδή είναι κατανοητά δύσκολο για οποιονδήποτε ιδιοκτήτη της επιχείρησης να βλέπει την εταιρεία του με καθαρά καταθλιπτικό τρόπο. Παρόλα αυτά, εάν μπορείτε να είστε ειλικρινείς και αντικειμενικοί - και αν μπορείτε να συγκαλέσετε μια ομάδα αξιόπιστων συναδέλφων που θα σας βοηθήσουν - μπορείτε να εντοπίσετε τις αδυναμίες της επιχείρησής σας. Μόνο τότε θα μπορέσετε να αξιοποιήσετε με επιτυχία τα δυνατά σημεία της, να διορθώσετε τις αδυναμίες της, να αξιοποιήσετε ευκαιρίες και να μετριάσετε ή να εξαλείψετε τις απειλές.
1.
Δημιουργήστε ένα έγγραφο για απογραφή αδυναμιών "360", που σημαίνει ότι θα εξετάσετε λεπτομερώς κάθε πιθανή εσωτερική αδυναμία της επιχείρησής σας. Ορισμένες αδυναμίες μπορεί να είναι ήσσονος σημασίας, ενώ άλλες ενδέχεται να είναι δυσοίωνες, οπότε φροντίστε να τις αξιολογήσετε ως προς τη σοβαρότητα. Ενσωματώστε χώρο για "πιθανές λύσεις". Μερικοί μπορεί να είναι προφανείς. άλλοι μπορεί να χρειαστούν χρόνο, έρευνα και διαβούλευση.
2.
Αξιολογήστε το ιστορικό των υπαλλήλων σας όσον αφορά τις λειτουργίες εργασίας που εκτελούν για να εξασφαλίσετε ότι οι δύο είναι ευθυγραμμισμένες - θυμηθείτε ότι οι υπάλληλοί σας θα πρέπει αναμφίβολα να είναι το μεγαλύτερο πλεονέκτημά σας. Εξετάστε την εκπαίδευσή τους. χρειάζονται ή επιθυμούν περισσότερο να κάνουν τις δουλειές τους καλύτερα; Οποιεσδήποτε αδυναμίες εδώ πρέπει να επικεντρωθούν στη λειτουργία και όχι στην προσωπικότητα. Μην παραβλέπετε μια αδυναμία που πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αντιμετωπίζουν σε μια στάσιμη οικονομία: είναι σε θέση να εξυπηρετήσουν επαρκώς μια επιχείρηση ενώ αγωνίζονται να αντέξουν οικονομικά να πληρώσουν στους εργαζόμενους ένα ανταγωνιστικό μισθό.
3.
Αξιολογήστε τα κύρια τμήματα της εταιρείας σας, όπως η εξυπηρέτηση πελατών, η λογιστική και οι πωλήσεις και το μάρκετινγκ. Αυτά τα τμήματα λειτουργούν καλά ανεξάρτητα και συνεργάζονται; Συμβουλευτείτε τους διευθυντές των τμημάτων σας, γιατί σχεδόν σίγουρα θα προσθέσουν ένα βαθμό εξειδίκευσης που ακόμη και εσείς μπορεί να σας λείπει. Δοκιμάστε τις υπηρεσίες για τις πολιτικές και τις διαδικασίες που μπορεί να υπονομεύουν άθελά την επιχείρησή σας.
4.
Συγκρίνετε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας με αυτά του ανταγωνισμού σας. Διαθέτετε έναν βασικό παράγοντα διαφοροποίησης στην αγορά όσον αφορά το κόστος, την αξία ή την τεχνογνωσία; Αυτό το βήμα απαιτεί ιδιαίτερα να έχετε μια έντονη γνώση της θέσης σας στην αγορά και έτσι μπορεί να απαιτηθεί επαρκής έρευνα πριν μπορέσετε να προσδιορίσετε τις αδυναμίες στις δικές σας προσφορές.
5.
Αξιοποιήστε τον εξοπλισμό σας, ειδικά υπολογιστές, φωτοαντιγραφικά, λογισμικό και άλλες τεχνολογίες που είναι ζωτικής σημασίας για την ομαλή, καθημερινή λειτουργία της επιχείρησής σας. Καταγράψτε όλο τον εξοπλισμό που είναι παρωχημένος ή κινδυνεύει να καταστεί άνευ αντικειμένου.
6.
Αξιολογήστε το άκρως σημαντικό άυλο της φήμης της εταιρείας σας. Για μια ειλικρινή αξιολόγηση, ρωτήστε αξιόπιστους εξωτερικούς συνεργάτες: "Αν είχατε την επιλογή να μας τηλεφωνήσετε ή ABC Company, ποιος θα τηλεφωνήσετε και γιατί;"
7.
Δημιουργήστε μια κατηγορία "catch-all" για πιθανές αδυναμίες που ίσως να μην σας φανεί προφανείς κατά τη διάρκεια αυτής της πρώτης αναθεώρησης. Αργότερα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι η θέση εκτός λειτουργίας ή οι περιορισμένες ώρες του Σαββατοκύριακου ενδέχεται να εμφανιστούν ως αδυναμίες που θέλετε να αντιμετωπίσετε.
8.
Διαδώστε το απόθεμά σας για την αδυναμία SWOT στους βασικούς παίκτες ή τους διευθυντές της εταιρείας σας. Ζητήστε τους να το αναθεωρήσουν προσεκτικά και να πραγματοποιήσουν αλλαγές και προσθήκες πριν από τη συνέχιση σε λίγες μέρες αργότερα για μια περιεκτική αναθεώρηση. Εκτός από το να επιτρέπεται ένας σημαντικός "χρόνος σκέψης", αυτό το χρονικό κενό μπορεί να είναι αποτελεσματικό για να αφήνει πιο ήρεμα, πιο λογικά κεφάλια να επικρατούν σε περίπτωση συγκρούσεων ή διαφωνιών.
Συμβουλές
- Δεν είναι ασυνήθιστο ακόμη και οι πιο ήρεμες συνεδρίες ανάλυσης SWOT να εκραγούν με θυμωμένες εκρήξεις, κατηγορίες ή δυσάρεστες ενδείξεις αντιπαλότητας των εργαζομένων. Προωθήστε την άσκηση πίσω στις ράγες, υπογραμμίζοντας ότι ο σκοπός του εντοπισμού των αδυναμιών δεν είναι να εκχωρήσετε ευθύνη σε κανέναν στην εταιρεία, αλλά να ενεργοποιήσετε και να βελτιώσετε την επιχείρηση έτσι ώστε όλοι να μπορούν να επωφεληθούν από τα αποτελέσματα.
- Η ειλικρίνεια και η συνεργασία είναι ζωτικής σημασίας για τη διεξαγωγή διεξοδικής και πολύτιμης ανάλυσης SWOT. Καθώς δουλεύετε με συναδέλφους, φροντίστε να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον που να ενθαρρύνει την ελεύθερη ανταλλαγή ιδεών χωρίς φόβο αντίποινων.
- Σε κάποιο σημείο της διαδικασίας, πιθανότατα θα συνειδητοποιήσετε ότι μια ανάλυση SWOT είναι μια πολύ υποκειμενική άσκηση. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος μπορεί να είναι πεπεισμένος ότι μια συγκεκριμένη πολιτική της εταιρείας είναι μια αδυναμία, ενώ θεωρείτε ότι αποτελεί περιουσιακό στοιχείο. Τελικά, η δουλειά σας θα είναι να μαζέψετε τα αποτελέσματα του αποθέματος αδυναμίας και να αποφασίσετε ποια βήματα, αν υπάρχουν, είναι προς το συμφέρον σας να αναλάβετε.