Πώς να διατηρήσετε ακριβή αποθέματα σε ένα κέντρο διανομής

Οι διαφορές μεταξύ της αποθήκευσης εμπορευμάτων σε ένα κέντρο διανομής και μιας αποθήκης στην περιοχή καθιστούν αναγκαία την προβολή της έννοιας της ακριβούς διαχείρισης αποθεμάτων από διαφορετική οπτική γωνία. Ως βασικός σύνδεσμος μεταξύ μιας επιχείρησης και των πελατών της, ανεξάρτητα από το αν το κέντρο είναι μια περιφερειακή τοποθεσία αποθήκευσης για μια μεγάλη επιχείρηση ή που εξυπηρετεί πολλές μικρότερες επιχειρήσεις, η εστίαση στον πελάτη είναι εξίσου σημαντική με την αποτελεσματικότητα και τον έλεγχο του κόστους. Η κατανόηση ότι τα εμπορεύματα δεν θα έχουν μεγάλη αξία εάν δεν φτάσουν στον πελάτη εγκαίρως είναι ζωτικής σημασίας για τη μείωση των σφαλμάτων που οδηγούν σε ανακριβείς μετρήσεις αποθέματος.

Βελτιστοποιήστε τις διαδικασίες παράδοσης και παραλαβής

Οι καλά οργανωμένες διαδικασίες παράδοσης και παραλαβής είναι απαραίτητες για τη διατήρηση ακριβούς αριθμού απογραφών. Απαιτήστε από τους πωλητές να παρέχουν προηγμένες ειδοποιήσεις αποστολής, να προγραμματίζουν εισερχόμενες παραδόσεις και να εφαρμόζουν πρόγραμμα συμμόρφωσης προμηθευτή που παρέχει στους πωλητές συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα φτάσουν τα εμπορεύματα. Για παράδειγμα, ο προγραμματισμός των παραδόσεων και η εφαρμογή της επισήμανσης και των προτύπων για την ποσότητα των περιπτώσεων μπορούν να μειώσουν ή να εξαλείψουν τη σύγχυση στο τμήμα λήψης που διαφορετικά θα μπορούσε να οδηγήσει σε καθυστερήσεις στην καταγραφή και αποθήκευση εισερχόμενου αποθέματος ή σε ανακριβείς μετρήσεις αποθεμάτων. Ανάπτυξη τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας για την παραλαβή προσωπικού που περιλαμβάνει διαδικασίες για την παραλαβή και καταγραφή αποθεμάτων, καθώς και για διαδικασίες αντιμετώπισης καταστάσεων όπως καθυστερημένες παραδόσεις ή κουτιά με εσφαλμένη επισήμανση.

Αυτοματοποιήστε τη συλλογή δεδομένων απογραφής

Η αυτοματοποίηση της διαχείρισης αποθεμάτων μπορεί να μειώσει σημαντικά τα εγγενή σφάλματα σε ένα μη αυτόματο σύστημα απογραφής, καθώς και να επιτρέψει στην επιχείρηση να λαμβάνει αποφάσεις βάσει πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο. Για παράδειγμα, οι σαρωτές γραμμωτού κώδικα μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο για να εισάγουν εμπορεύματα όσο και για να ελέγξουν τα εμπορεύματα από το σύστημα απογραφής. Η ενσωμάτωση σαρωτών γραμμωτού κώδικα με εξειδικευμένα προγράμματα υπολογιστών παρέχει έναν τρόπο ενημέρωσης των απογραφών αυτόματα χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαρκούς απογραφής. Επιπλέον, οι ειδοποιήσεις μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να ενημερώνουν το προσωπικό όταν οι ποσότητες φτάσουν σε ένα προκαθορισμένο όριο, αυξάνοντας την ακρίβεια της παραγγελίας.

Διαχωρισμός των εργασιών ελέγχου αποθεμάτων

Ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι ένας σημαντικός μηχανισμός εσωτερικού ελέγχου που όχι μόνο μπορεί να μειώσει τις πιθανότητες ακούσιας σφάλματος αλλά και να προστατεύσει το κέντρο διανομής από ανακριβείς καταμερισμούς αποθεμάτων που προκύπτουν από κλοπή ή απάτη εργαζομένων. Όταν τα καθήκοντα αποθέματος είναι επαρκώς διαχωρισμένα, δεν πρέπει ποτέ να μη γίνει επαλήθευση και οι υπάλληλοι θα πρέπει να είναι υπεύθυνοι για την επαλήθευση των δικών τους αριθμών. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος υποδοχής θα πρέπει να επαληθεύει κάθε παράδοση πριν από την αποσύνδεση. Το προσωπικό της αποθεματοποίησης πρέπει να μετρήσει και να επαληθεύσει την παράδοση πριν αποθηκεύσει τα εμπορεύματα. Με τον ίδιο τρόπο, ο ναυτιλιακός υπάλληλος οφείλει να αναδημοσιεύσει και να επαληθεύσει ότι κάθε παραγγελία που παραδίδεται στο τμήμα αποστολής με παραγγελίες παραγγελιών είναι πλήρης και ακριβής.

Καθιέρωση προτύπων χειρισμού υλικών

Καθορίστε σαφείς προσδοκίες σχετικά με το χειρισμό των εμπορευμάτων. Για παράδειγμα, ένας κανόνας που δεν δηλώνει κανένα εμπόρευμα επιτρέπεται να εγκαταλείψει το κέντρο διανομής χωρίς τη σωστή γραφική εργασία μπορεί να λειτουργήσει για να εξασφαλίσει ότι οι πραγματικές ποσότητες σε ετοιμότητα αντιστοιχούν σε εκείνες που εμφανίζονται σε ένα σύστημα υπολογιστή. Τα σαφή πρότυπα αποθαρρύνουν δραστηριότητες όπως η μετακίνηση εμπορευμάτων από την αποβάθρα υποδοχής ή την περιοχή κράτησης πριν από την παραλαβή του προσωπικού που καταγράφει μια παράδοση, την καταχρηστική καταγραφή αντικαταστάσεων εμπορευμάτων ή την ολοκλήρωση μιας συναλλαγής "χωρίς χαρτιά", όπως η ανταλλαγή αντικειμένου που ανακτήθηκε κατά λάθος για το σωστό στοιχείο αποθέματος.