Πώς να φτιάξετε ένα εβδομαδιαίο εργαλείο παρακολούθησης απόδοσης του προσωπικού χρησιμοποιώντας το Excel
Υπάρχει ένα αξίωμα που χρησιμοποιείται στις περισσότερες μεθοδολογίες συνεχούς βελτίωσης που παρατηρεί ότι "δεν μπορείτε να βελτιώσετε αυτό που δεν μπορείτε να μετρήσετε". Η εφαρμογή αυτής της φιλοσοφίας στην απόδοση των εργαζομένων είναι κάτι που μπορείτε να κάνετε εύκολα χρησιμοποιώντας ένα φύλλο εργασίας στο Microsoft Excel, επιτρέποντας την ανάλυση και την ανταλλαγή δεδομένων. Χρησιμοποιούμενα προσεκτικά, εβδομαδιαία υπολογιστικά φύλλα παρακολούθησης της απόδοσης μπορούν να βοηθήσουν στην παρακίνηση των τακτικών υπαλλήλων και μπορούν επίσης να υποστηρίξουν την πειθαρχική δίωξη εναντίον εργαζομένων που υπολείπονται.
Καθορίστε τα κριτήρια που θα παρακολουθήσετε. Για έναν υπάλληλο παραγωγής, μπορεί να είναι μονάδες ανά ώρα, ενώ ένα τηλεφωνικό κέντρο μπορεί να χρησιμοποιεί εξερχόμενες κλήσεις ανά ημέρα. Επιλέξτε πληροφορίες που είναι συναφείς και εύκολο να συλλέξετε. Για αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιήστε ένα μόνο κριτήριο που ισχύει για πολλούς υπαλλήλους.
Καταχωρίστε την ημερομηνία της Δευτέρας της πρώτης εβδομάδας που ακολουθείται στο κελί A5 ενός νέου φύλλου εργασίας και καταγράψτε κάθε επόμενη Δευτέρα παρακάτω στη στήλη Α. Εισάγετε ονόματα υπαλλήλων ξεκινώντας από το κελί B4 και συνεχίζοντας προς τα δεξιά στη σειρά 4. Αυτό αφήνει τις γραμμές 1 έως 3 για τίτλους και συνοπτικές πληροφορίες.
Καταχωρίστε τα δεδομένα της πρώτης εβδομάδας στη σειρά 5, με το όνομα του κατάλληλου υπαλλήλου. Συνεχίστε μέχρι να εισαχθούν όλα τα διαθέσιμα δεδομένα. Εισάγετε τα επόμενα εβδομάδια με τον ίδιο τρόπο στις σειρές 6 και παρακάτω.
Δημιουργήστε διαγράμματα χρησιμοποιώντας τον Οδηγό γραφημάτων. Επιλέξτε "Εισαγωγή" από τη γραμμή μενού και "Διάγραμμα" από το αναπτυσσόμενο μενού για να ανοίξετε τον οδηγό. Επιλέξτε έναν κατάλληλο τύπο γραφήματος. Οι γραφικές παράμετροι των γραμμών λειτουργούν καλά για τη σύγκριση των εργαζομένων και τα γραφήματα γραμμής είναι κατάλληλα για την παρακολούθηση της προόδου. Επιλέξτε το εύρος των δεδομένων προέλευσης, προσθέστε τίτλους και ετικέτες και επιλέξτε πού θέλετε να εμφανίζεται το γράφημά σας. Μπορείτε να επιλέξετε να το συμπεριλάβετε στο τρέχον φύλλο εργασίας ή να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό φύλλο εργασίας για το γράφημα.
Ρυθμίστε μια σελίδα φύλλου εργασίας για κάθε εργαζόμενο αν παρακολουθείτε διάφορα κριτήρια ανά άτομο. Αντιγράψτε το τρέχον φύλλο εργασίας κάνοντας δεξί κλικ στην ενεργή καρτέλα στο κάτω αριστερό μέρος του υπολογιστικού φύλλου. Επιλέξτε "Μετακίνηση ή αντιγραφή", κάντε κλικ όπου θέλετε να εμφανιστεί το νέο φύλλο εργασίας και κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Δημιουργία αντιγράφου". Στο νέο φύλλο εργασίας, αντικαταστήστε τα ονόματα των υπαλλήλων στη σειρά 4 με ονόματα κριτηρίων και εισαγάγετε δεδομένα με παρόμοιο τρόπο.
Υπόδειξη
Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί δεδομένα που υπολογίζονται από άλλες πηγές. Μπορείτε να ρυθμίσετε το υπολογιστικό φύλλο σας για να υπολογίσετε τα ακατέργαστα δεδομένα. Για παράδειγμα, οι ώρες εργασίας και ο αριθμός των παραγόμενων μονάδων υπολογίζεται σε μονάδες ανά ώρα.