Πώς να παρακολουθείτε τις επιχειρηματικές δαπάνες

Η παρακολούθηση των δαπανών μικρών επιχειρήσεων είναι απαραίτητη για φορολογικούς σκοπούς και για τον εντοπισμό των περιπτώσεων όπου μπορούν να γίνουν περικοπές - όπως κάνουν και οι μεγάλες επιχειρήσεις. Η παρακολούθηση των εξόδων μικρών επιχειρήσεων επιτρέπει επίσης προσαρμογές στη λειτουργία σας όταν υπάρχουν μεταβολές της αγοράς ή της οικονομίας, όπως είναι η δυνατότητα να μειώσετε ή να αυξήσετε το εργατικό σας δυναμικό ή να αγοράσετε ή να πωλήσετε περιουσιακά στοιχεία.

1.

Αφιερώστε ένα ντουλάπι αρχείων ή συρτάρι γραφείου για να καταθέσετε τα επαγγελματικά σας έξοδα. Δημιουργήστε φακέλους με τα ονόματα κάθε πωλητή, παροχείς υπηρεσιών κοινής ωφέλειας, ιδιοκτήτη ή στεγαστικού δανείου, καθώς και τις αμοιβές και τα οφέλη των εργαζομένων. Η οργάνωση και η παρακολούθηση των δαπανών μικρών επιχειρήσεων μπορεί εύκολα να εντοπίσει ποιες δαπάνες είναι οι πιο σημαντικές και οι οποίες μπορούν να μειωθούν, σύμφωνα με την Margaret Randolph, συγγραφέα της "Παρακολούθησης των εξόδων σας: Ένα βιβλίο εργασίας: ένας απλοποιημένος οικονομικός οργανισμός".

2.

Διαχωρίστε τους φακέλους σε κατηγορίες και αλφαβητολογήστε τους. Χωρίστε τους χρησιμοποιώντας φακέλους που περιέχουν κάθε δαπάνη στις ακόλουθες κατηγορίες: φόροι, εργαζόμενοι, επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, προμηθευτές, είδη γραφείου και οτιδήποτε άλλο σχετίζεται με την επιχείρησή σας. Τοποθετήστε κάθε φάκελο με αλφαβητική σειρά. Αρχειοθετήστε τα ανάλογα. Το Small Business Brief συνιστά αυτό το οργανωτικό μοντέλο για να είναι εύκολα προσβάσιμα και αναζητήσιμα.

3.

Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο ή χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα λογισμικού. Καταχωρίστε κάθε τιμολόγιο ή αγοράστε αμέσως στο υπολογιστικό φύλλο ή στο λογιστικό λογισμικό για να δώσετε πληροφορίες ή να προμηθευτείτε έγγραφα στον λογιστή σας ή στην υπηρεσία εσωτερικών εσόδων.

4.

Δημιουργήστε ένα σύστημα υποστήριξης. Σχεδιάστε το ενδεχόμενο να χάσετε τα δεδομένα ή τα έγγραφά σας. Αποκτήστε ένα σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, το οποίο συνήθως προσφέρεται στα περισσότερα προγράμματα προστασίας από ιούς και υπολογιστές όπως McAfee και Symantec ή μέσω ενός λογαριασμού με σύστημα υποστήριξης εκτός του χώρου, για να αποφευχθεί η απώλεια δεδομένων μικρών επιχειρήσεων.