Βασικοί στόχοι απόδοσης ενός ρεσεψιονίστ
Ένας ρεσεψιονίστ μικρών επιχειρήσεων κάνει πολύ περισσότερα από το χαιρετισμό των επισκεπτών στο γραφείο σας ή την άμεση εισερχόμενη τηλεφωνική κλήση. Ένας ρεσεψιονίστ χειρίζεται συχνά τις παραδόσεις, επεξεργάζεται το ταχυδρομείο, πραγματοποιεί εξερχόμενες κλήσεις για διευθυντές και χειρίζεται τους δικηγόρους. Οι μικρές επιχειρήσεις αποκομίζουν τα μέγιστα από τους ρεσεψιονίστες, αναθέτοντας συνεχείς εργασίες για να καλύψουν το χρόνο εκτός λειτουργίας, όπως η διαχείριση προμηθειών γραφείου, η απλή τιμολόγηση, η εισαγωγή βάσεων δεδομένων ή η γραφή και η διόρθωση αλληλογραφίας. Μια ανάλυση του οργανισμού σας και μια λεπτομερή περιγραφή θέσης εργασίας θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη ρεσεψιονίστ σας.
Κάντε μια καλή πρώτη εντύπωση
Ο ρεσεψιονίστ σας είναι συχνά το πρώτο άτομο με το οποίο έρχονται σε επαφή οι πελάτες ή οι πωλητές σας. Εάν είναι αποδιοργανωμένη, δεν είναι εξοικειωμένη με το προσωπικό ή τα τμήματα ή είναι φυσικά αδιάφορη, στέλνει ένα μήνυμα για το πώς είναι οργανωμένη η εταιρεία σας ή πόσο σοβαρά παίρνετε την επιχείρησή σας. Ρυθμίστε έναν κωδικό ενδυμασίας για την ρεσεψιονίστ σας, που θα μπορούσε να την εμποδίσει να συμμετάσχει στο φόρεμα "casual Friday". Απαγορεύεται η τσίχλα στο γραφείο της, η λήψη γεύματος στην περιοχή υποδοχής, η αναπαραγωγή μουσικής κατά την εργασία ή η προσθήκη προσωπικών διακοσμήσεων στο σταθμό εργασίας της.
Απαιτήστε την να κρατήσει την επιφάνεια εργασίας της τακτοποιημένο και η οθόνη του υπολογιστή που αντιμετωπίζει μακριά από τους επισκέπτες. Εξοικειωθείτε τον ρεσεψιονίστ σας με βασικούς πελάτες και πωλητές, ώστε να τους κάνει να αισθάνονται σημαντικοί και πολύτιμοι, θυμόμαστε τα ονόματά τους, γνωρίζοντας τις εταιρείες τους και κατανοώντας τι κάνουν ή πωλούν.
Παροχή αποτελεσματικής διακίνησης
Όταν οι επισκέπτες φτάνουν και οι άνθρωποι τηλεφωνούν, ένας ρεσεψιονίστ δεν θα πρέπει να μαντέψει ή να ερευνήσει πού βρίσκεται το προσωπικό σας. Εκπαιδεύστε τον ρεσεψιονίστ σας για να μάθετε ακριβώς τι κάνει η επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένης της βασικής γνώσης προϊόντων ή υπηρεσιών, ώστε να καταλάβει ποιοι είναι οι βασικοί επαφές και πού να απευθύνουν ερωτήσεις. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει πώς είναι οργανωμένο το γραφείο σας, ώστε να μπορεί να κατευθύνει τα πακέτα, τα μηνύματα και τις ερωτήσεις πελατών ή προμηθευτών στους κατάλληλους ανθρώπους.
Εκπαιδεύστε τον έτσι ώστε να είναι εξοικειωμένος με το προσωπικό σας και τις θέσεις του, συμπεριλαμβανομένων των ορθών προφορικών δηλώσεων οποιωνδήποτε ασυνήθιστων ονομάτων. Ορίστε τις διαδικασίες αποδοχής και υπογραφής για πακέτα, κάτι που είναι σημαντικό όχι μόνο από την άποψη της απόδοσης, αλλά και για τη βελτίωση της ασφάλειας και τη μείωση της ευθύνης.
Βελτιώστε την παραγωγικότητα της υποδοχής
Ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να έχει σημαντικές διακοπές κατά τη διάρκεια της ημέρας, εάν λάβετε σπάνιες τηλεφωνικές κλήσεις και επισκέπτες. Μια θέση ρεσεψιονίστ μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα του χώρου εργασίας σας χειρίζοντας μία ή περισσότερες γραφικές λειτουργίες. Πολλοί ρεσεψιονίστ πραγματοποιούν απλή τιμολόγηση, διαχειρίζονται αποθέματα, ταξινομούν και παραδίδουν αλληλογραφία, ενημερώνουν ιστοσελίδες, χειρίζονται εισόδους βάσης δεδομένων και αλληλογραφία, στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν λογαριασμό catchall στα αρμόδια τμήματα και διατηρούν αρχεία παρουσίας. Τα στελέχη μικρών επιχειρήσεων που δεν διαθέτουν προσωπικούς βοηθούς συχνά βασίζονται σε ρεσεψιονίστ για να δίνουν στους πελάτες την εντύπωση ότι έχουν βοηθούς αναθέτοντας εργασίες όπως η τοποθέτηση τηλεφωνικών κλήσεων και ο καθορισμός ραντεβού.
Διατηρήστε το ηθικό του γραφείου
Ο ρεσεψιονίστ μιας μικρής επιχείρησης είναι συχνά ο «ψυγείο νερού» ενός γραφείου. Οι περισσότεροι υπάλληλοι έχουν κάποια επαφή με τον ρεσεψιονίστ σε καθημερινή βάση, και συχνά κουβεντιάζουν και συζητούν νέα στο χώρο εργασίας. Ο ρεσεψιονίστ έχει επίγνωση των ομαδικών μεσημεριανών σχεδίων και γνωρίζει αν κάποιος έφερε περιποιήσεις στο σαλόνι, έχει γενέθλια, εμπλακεί ή λάβει μια προσφορά.
Μπορεί να είναι εποικοδομητική στη βελτίωση του ηθικού της εταιρείας ή να καταστρέφει εξάπλωση φήμες και κουτσομπολιά. Ερωτήστε τους υπαλλήλους ως προς τις απόψεις τους από την ρεσεψιονίστ σας για να διαπιστώσετε εάν είναι θετική ή αρνητική επιρροή όταν πρόκειται για το ηθικό των εργαζομένων.