Γραμμές επικοινωνίας μεταξύ του Πελάτη και του Συμβούλου

Είτε είστε σύμβουλος είτε σχεδιάζετε να κάνετε κάτι για να σας βοηθήσουμε να αναπτύξετε την επιχείρησή σας, η στέρεη επικοινωνία είναι το κλειδί. Είναι ζωτικής σημασίας και για τις δύο πλευρές να έχουν κατανοήσει τους στόχους και τις προσδοκίες του πελάτη, να έχουν έναν λεπτομερή κατάλογο των παραδοτέων και τον τρόπο μέτρησης των αποτελεσμάτων.

Σύμβαση

Η σύμβαση είναι το θεμέλιο της επικοινωνίας μεταξύ του πελάτη και του συμβούλου. Ενώ πολλές συμβάσεις είναι συμβόλαια προσχώρησης, στην οποία η μία πλευρά σχεδόν υπαγορεύει μονομερώς τους όρους της συμφωνίας, οι συμβάσεις με συμβούλους έχουν περισσότερο περιθώριο για διαπραγματεύσεις. Έτσι, και οι δύο πλευρές εισέρχονται στη συμφωνία από την αρχή. Η σύμβαση πρέπει να διευκρινίζει ποιες υπηρεσίες πρέπει να παρέχονται και ποιο χρονοδιάγραμμα, ποια έγγραφα οφείλονται σε ποιον και πότε, τους όρους πληρωμής και τη διαδικασία με την οποία μπορεί να ακυρωθεί η ρύθμιση.

Συνεδριάσεις

Ο πελάτης θα πρέπει να περιμένει αρκετά τακτική επαφή με τον ίδιο τον σύμβουλο - σε αντίθεση με την υποβιβασμό του σε κατώτερα στελέχη. Παρόλο που πολλές συνηθισμένες συσχετίσεις, όπως ο καθορισμός ραντεβού και τεκμηρίωσης, μπορούν να μεταβιβαστούν σε στελέχη, ο σύμβουλος πρέπει να έρχεται σε επαφή με τους διευθυντές της επιχείρησης-πελάτη σε τακτική βάση. Πόσο τακτική η επαφή αυτή θα καθορίζεται από τους όρους της σύμβασης. Ορισμένες συμβουλευτικές υπηρεσίες περιλαμβάνουν καθημερινή επαφή για ορισμένο χρονικό διάστημα και στη συνέχεια ορισμένο αριθμό συναντήσεων, τηλεφωνικών κλήσεων και ενημερώσεις στη συνέχεια, για τους όρους της συμφωνίας. Ο σύμβουλος πρέπει επίσης να διαχειρίζεται το χρόνο του με σύνεση και να προσπαθεί να αποφύγει να έλθει σε θέματα τα οποία μπορεί να χειριστεί αποτελεσματικότερα το προσωπικό. Αυτό δίνει στον σύμβουλο την ελευθερία να αναπτύξει την πρακτική του και να βοηθήσει περισσότερους ανθρώπους.

Τηλεφωνική διαβούλευση

Η τηλεφωνική συνεννόηση μπορεί να είναι πολύτιμη για τον πελάτη, επειδή ο σύμβουλος μπορεί να προσθέσει αξία σε σύντομο χρονικό διάστημα - για παράδειγμα, ως απάντηση σε κρίση ή ξαφνική ευκαιρία. Και πάλι, η συχνότητα της τηλεφωνικής διαβούλευσης και η διαθεσιμότητα του συμβούλου θα πρέπει να διευκρινιστούν στη σύμβαση. Μια ρύθμιση είναι να έχει το τέλος του συμβούλου να καλύπτει έναν καθορισμένο αριθμό προγραμματισμένων κλήσεων ανά τρίμηνο με πρόσθετες κλήσεις που χρεώνονται με λογικό ωριαίο επιτόκιο.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι μια σημαντική συμπληρωματική γραμμή επικοινωνίας επειδή επιτρέπει στον σύμβουλο να κάνει κάποια έρευνα πριν απαντήσει και να επισυνάψει ένα αρχείο ή δύο για προστιθέμενη αξία. Ωστόσο, η ηλεκτρονική αλληλογραφία μπορεί να είναι μια καταστροφική σπατάλη χρόνου τόσο για τον πελάτη όσο και για τον σύμβουλο, καθώς ο χρόνος που δαπανάται για την κατασκευή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ο χρόνος που δεν δαπανάται για την ανάπτυξη επιχειρήσεων και την αναζήτηση νέων πελατών. Τόσο ο πελάτης όσο και ο σύμβουλος θα πρέπει να προσέχουν να στείλουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου το τηλεφώνημα θα ήταν πιο αποτελεσματικό και πιο προσωπικό.