Τι μπορεί να κάνει ένα σύστημα παρακολούθησης τροφοδοσίας γραφείου για την επιχείρησή σας;
Η αξία ενός συστήματος παρακολούθησης εφοδιασμού γραφείου εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησής σας και τον προϋπολογισμό σας για αναλώσιμα γραφείου. Αλλά ακόμη και ένα μικρό γραφείο μπορεί να επωφεληθεί από την παρακολούθηση των προμηθειών γραφείου με τακτικό τρόπο. Είτε έχετε κάνει χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου είτε μέσω εξειδικευμένων λύσεων υλικού και λογισμικού, η παρακολούθηση προμηθειών μπορεί να σας εξοικονομήσει χρήματα και να βοηθήσει στην πρόληψη καταστάσεων έκτακτης ανάγκης.
Παρακολούθηση εφοδιασμού γραφείου
Κανονικά, οι εταιρείες διαθέτουν ειδικό χώρο αποθήκευσης για είδη γραφείου. Στο απλούστερό της, ο χώρος είναι ένα γραφείο ή εφοδιαστική καμπίνα. Η παρακολούθηση εφοδιασμού απαιτεί την ταχεία απογραφή των προμηθειών σας και την τήρηση αρχείων σχετικά με τα υλικά που έχετε στη διάθεσή σας ή κατόπιν παραγγελίας. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να το επιτύχουν με γραπτά ή ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα. Ένα βήμα προς τα πάνω είναι η χρήση ενός φορητού αναγνώστη γραμμωτού κώδικα για την καταγραφή των σημερινών επιπέδων αποθεμάτων και τη μετάδοση των πληροφοριών σε συστήματα λογισμικού. Αυτά τα συστήματα μπορεί να είναι αφιερωμένα στην παρακολούθηση της προσφοράς γραφείου ή να ενσωματωθούν στο λογισμικό λογιστικής σας. Οι εταιρείες συνήθως αναθέτουν ένα ή περισσότερα άτομα που είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση των προμηθειών γραφείου.
Εξοικονόμηση κόστους
Η παρακολούθηση εφοδιασμού μπορεί να σας εξοικονομήσει χρήματα, βοηθώντας σας να αποφύγετε την υπερβολική παραγγελία και να ελέγξετε τη συρρίκνωση. Οι απείθαρχες εταιρείες που δεν παρακολουθούν προμήθειες συχνά αγοράζουν περισσότερες προμήθειες από ό, τι χρειάζονται επειδή δεν θέλουν να εξαντληθούν. Οι προμήθειες που υπερβαίνουν τις παραγγελίες τροφοδοτούν το κεφάλαιο κίνησης μιας επιχείρησης και συνδέουν μετρητά που μπορούν να χρησιμοποιηθούν καλύτερα αλλού. Έχοντας πάρα πολλά αναλώσιμα στο χέρι, καταλαμβάνει πρόσθετο αποθηκευτικό χώρο και ενδέχεται να δελεάσει υπαλλήλους που γνωρίζουν ότι η επιχείρηση δεν παρακολουθεί τις προμήθειες. Σύμφωνα με δημοσκόπηση του Harris Interactive του 2006, το 58% των εργαζομένων γραφείου παραδέχονται ότι κλέβουν τα είδη γραφείου. Η υπερβολική παραγγελία δημιουργεί επίσης περιττές πρόσθετες δαπάνες σχετικά με την αγορά, αποστολή και αποσυσκευασία. Όταν ενσωματωθεί στο σύστημα αγορών σας, η παρακολούθηση εφοδιασμού μπορεί να σας βοηθήσει να αποκαλύψετε προβλήματα με συγκεκριμένους πωλητές, όπως σύντομες ή καθυστερημένες αποστολές.
Κοστη ΕΥΚΑΙΡΙΑΣ
Μια επιχείρηση που δεν παρακολουθεί τα αναλώσιμα γραφείου της είναι ευάλωτη σε αποθέματα. Η έλλειψη χαρτιού μπορεί να μην είναι τόσο άσχημη, αλλά ας υποθέσουμε ότι εξαντλείτε τις κασέτες εκτυπωτή στη μέση της προετοιμασίας εγγράφων που είναι ευαίσθητα στο χρόνο, όπως προτάσεις πωλήσεων. Η σπατάλη χρόνου που συνεπάγεται η λειτουργία στο κατάστημα - αν υποτεθεί ότι η επιχείρησή σας βρίσκεται κοντά σε ένα ανοικτό κατάστημα - είναι ένα κόστος ευκαιρίας. Ένα μεγαλύτερο κόστος ευκαιρίας εμφανίζεται αν χάσετε μια προθεσμία επειδή δεν πετύχατε σημαντικές προμήθειες. Για παράδειγμα, αν πρέπει να υποβάλετε μια έντυπη προσφορά για μια ανταγωνιστική σύμβαση, η έλλειψη μελανιού εκτυπωτή ή το κατάλληλο χαρτί μπορεί να αποτρέψει τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής, ενδεχομένως υπονομεύοντας την επιτυχία σας. Η παρακολούθηση εφοδιασμού μπορεί να εξοικονομήσει αυτά τα έξοδα ευκαιρίας, βοηθώντας σας να διασφαλίσετε ότι δεν θα εξαντληθούν οι κρίσιμες προμήθειες.
Οικονομίες κλίμακας
Γνωρίζοντας τα ποσοστά χρησιμοποίησης της προσφοράς σας, μπορείτε να προβλέψετε τις ανάγκες αγοράς σας και να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να πραγματοποιήσετε μαζικές παραγγελίες. Το κόστος της ύπαρξης μεγάλου αριθμού συγκεκριμένων προμηθειών στο χέρι μπορεί να αντισταθμιστεί από τις εκπτώσεις των πωλήσεων και τα μειωμένα ή δωρεάν έξοδα αποστολής για μεγάλες παραγγελίες χύδην. Μπορεί να συμμετάσχετε ακόμη και σε άλλες τοπικές επιχειρήσεις και να δημιουργήσετε μια ομάδα αγορών για να αυξήσετε τον όγκο αγοράς σας και τις εκπτώσεις που προκύπτουν. Μόνο παρακολουθώντας τα είδη γραφείου και γνωρίζοντας τις απαιτήσεις χρήσης σας, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι μεγάλες παραγγελίες έχουν οικονομική λογική.
Πειθαρχία
Ένα άυλο αλλά πραγματικό όφελος από την παρακολούθηση της προσφοράς είναι το μήνυμα που στέλνει: Η επιχείρηση είναι δαπανηρή και πειθαρχημένη. Η διαχείριση κινδύνου για τα αναλώσιμα γραφείου μπορεί να είναι σύμπτωμα πολύ πιο σοβαρών προβλημάτων εντός ενός οργανισμού. Είναι δύσκολο να ενθαρρύνετε την αποτελεσματικότητα μεταξύ των εργαζομένων σας χωρίς να ορίσετε το παράδειγμα αποτελεσματικής διαχείρισης του γραφείου. Εάν είστε αφοσιωμένοι στην εφαρμογή "βέλτιστων πρακτικών" σε όλες τις πτυχές της επιχείρησής σας, οι διαδικασίες παρακολούθησης της προσφοράς γραφείου θα αντικατοπτρίζουν αυτήν την αφοσίωση και θα σας δώσουν ένα μάθημα αντικειμένων στο προσωπικό σας σχετικά με τη φιλοσοφία διαχείρισης.