Τι είναι η συλλογή αποθέματος;
Κάθε φορά που έχετε περισσότερα από ένα αρχεία καταλόγων, τα βάζετε σε μια ενιαία λίστα, ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια βάση δεδομένων είναι γνωστή ως συλλογή αποθέματος. Ενώ αυτό μπορεί να αναφέρεται σε φυσικά αποθέματα, ο όρος ισχύει στην πραγματικότητα για κάθε τύπο δεδομένων που πρέπει να λογοδοτούν. Ένας βιβλιοθηκονόμος μπορεί να συντάξει μια απογραφή του υλικού προέλευσης. Μια περιβαλλοντική ομάδα μπορεί να καταρτίσει κατάλογο βαρέων μετάλλων που βρίσκονται σε ποτάμια. Ένας διαχειριστής λιανικής πώλησης μπορεί να χρειαστεί να καταρτίσει έναν κατάλογο αφού οι εργαζόμενοι μετρούν φυσικά τα στοιχεία στα ράφια.
Συλλογή δεδομένων
Οι μέθοδοι συλλογής δεδομένων διαφέρουν και εξαρτώνται από το τι αποτιμάται. Τα φυσικά αντικείμενα μπορούν να μετρηθούν με το χέρι. Αν το απόθεμά σας έχει γραμμικούς κώδικες, οι σαρωτές γραμμωτού κώδικα μπορούν να επιταχύνουν σημαντικά τη διαδικασία. Για να δημιουργήσετε μια λίστα καταλόγων υπολογιστών και λογισμικού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία προγραμμάτων λογισμικού. Χρησιμοποιήστε μια τυποποιημένη μέθοδο λήψης αποθέματος, όποτε είναι δυνατόν, για να μειώσετε τον χρόνο που θα χρειαστεί για την κατάρτιση. Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο χρησιμοποιεί έναν σαρωτή γραμμωτού κώδικα, κάποιος χρησιμοποιεί ένα στυλό και χαρτί και ένα τρίτο γράφει στοιχεία σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ενώ η συγχώνευση αυτών σε μία μορφή μπορεί να είναι ένας πραγματικός πονοκέφαλος.
Συγκέντρωση με υπολογιστικά φύλλα
Η χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου για την κατάρτιση αποθέματος είναι συχνά η πιο πρακτική μέθοδος για τις μικρές επιχειρήσεις. Το απόθεμα μπορεί να προστεθεί και οι αριθμοί να αλλάξουν αρκετά γρήγορα και τα δεδομένα να μπορούν να τροποποιηθούν για γραφήματα ή στατιστικά στοιχεία. Πολλά αυτοματοποιημένα προγράμματα απογραφής μπορούν επίσης να εξαχθούν σε υπολογιστικά φύλλα, καθιστώντας εύκολη τη συγχώνευση δεδομένων από προγράμματα σε ένα κύριο υπολογιστικό φύλλο. Οι λειτουργίες φόρμουλας μέσα στο πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου καθιστούν δυνατή την επεξεργασία δεδομένων και την εκτέλεση αναζητήσεων στο υπολογιστικό φύλλο.
Χρήση βάσεων δεδομένων για τη σύνταξη
Μια σχεσιακή βάση δεδομένων έχει οφέλη που δεν προσφέρονται από υπολογιστικά φύλλα που μπορούν να είναι χρήσιμα όταν σύνθετα δεδομένα σχετίζονται με ένα απόθεμα. Για παράδειγμα, αν χρειαστεί να συγκεντρώσετε μια λίστα προϊόντων με διαφορετικές πηγές αποστολής, αποθηκευμένα σε διαφορετικά τμήματα με διαφορετικές ημερομηνίες λήξης, μια βάση δεδομένων μπορεί να χειριστεί αυτά τα δεδομένα πιο εύκολα από ένα υπολογιστικό φύλλο. Μια βάση δεδομένων μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη εάν κάνετε την απογραφή σας διαθέσιμη στο διαδίκτυο, όπως ένας ιστότοπος ηλεκτρονικού εμπορίου μπορεί να κάνει. Οι βάσεις δεδομένων χρειάζονται περισσότερη κατάρτιση για να λειτουργούν και μπορεί να είναι δυσκίνητες για μικρότερες και λιγότερο σύνθετες απογραφές.
Χρήση εγγράφων κειμένου για σύνταξη
Ορισμένοι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων προτιμούν να συντάσσουν απογραφή σε ένα βασικό κείμενο ή ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Το πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι δεν απαιτεί την εμπειρογνωμοσύνη που απαιτείται όταν χρησιμοποιείται μια βάση δεδομένων ή ακόμα και ένα υπολογιστικό φύλλο. Αυτό το καθιστά κατάλληλο για την κατάρτιση και την επεξεργασία βασικών λιστών καταλόγων σε μορφή που είναι εύκολο να γίνει κατανοητή για όποιον δεν έχει πολύ γνώσεις στον υπολογιστή. Η χειραγωγή δεδομένων, ωστόσο, είναι προβληματική. Το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου μπορεί να φιλοξενήσει μόνο τις βασικές αναζητήσεις και τα έγγραφα καθίστανται δυσκίνητα καθώς αυξάνεται το απόθεμα.